La transformation numérique est sur toutes les lèvres. Intelligence artificielle, cybersécurité, automatisation, portails clients, signature électronique… les possibilités sont nombreuses, et pour plusieurs dirigeant·es de PME, elles viennent aussi avec leur lot de questions.
Par où commencer? Quels outils choisir? Comment éviter les erreurs coûteuses? Et surtout : comment prendre les bonnes décisions sans être spécialiste des TI?
C’est précisément pour répondre à ces préoccupations que Carl Robillard, fondateur de Conseils Strateg-TI et fort de plus de 30 ans d’expérience dans le déploiement de solutions technologiques, a animé le webinaire Préparer une transformation numérique réussie présenté en collaboration avec l’Ordre des CPA du Québec .
Son message est clair : les projets TI n’existent pas, ce sont d’abord des projets organisationnels.
La vision avant tout
Avant même de parler de logiciels ou d’intelligence artificielle, une organisation doit d’abord clarifier sa vision d’affaires. Les TI et l’intelligence artificielle ne devraient pas être perçues comme des objectifs en soi, mais plutôt comme des outils au service des projets d’affaires de l’entreprise.
Cherche-t-elle à soutenir sa croissance? À conquérir de nouveaux marchés? À améliorer son efficacité interne? Les réponses à ces questions influencent directement les choix technologiques à venir.
Carl Robillard illustre cette réflexion avec une analogie simple : on ne prépare pas son équipement de la même façon pour une randonnée d’une journée que pour une expédition de plusieurs semaines. Une entreprise doit donc choisir des solutions adaptées à sa réalité, à ses ambitions et à sa capacité d’évolution.
Il souligne également que certaines organisations sont tentées de se doter d’une véritable « Ferrari technologique »… sans que leurs besoins réels ne le justifient. Comme nos perceptions peuvent parfois influencer notre vision de ce qu’une entreprise « devrait » avoir, il devient essentiel de revenir aux objectifs d’affaires afin de faire des choix cohérents et durables.
Amélioration numérique ou véritable transformation?
Toutes les organisations n’ont pas nécessairement besoin d’une transformation numérique complète.
Dans certains cas, une amélioration numérique suffit largement pour :
- optimiser les opérations;
- réduire les irritants;
- améliorer l’expérience client;
- demeurer compétitif.
Une transformation numérique, quant à elle, implique généralement des changements plus profonds. Elle peut permettre :
- de créer de nouvelles offres;
- d’atteindre de nouveaux marchés;
- de modifier son rôle dans une chaîne d’approvisionnement;
- d’améliorer significativement sa posture concurrentielle.
La nuance est importante, puisqu’elle influence autant les investissements nécessaires que les attentes envers le projet.
Miser sur l’expérience pour briser les silos
L’un des principaux obstacles dans les projets numériques est souvent… la communication.
Les équipes marketing, opérations, finances et TI n’utilisent pas toujours le même langage. Résultat : les besoins sont mal définis, les discussions s’éternisent et les projets prennent du retard jusqu’à parfois faire exploser les budgets.
Pour éviter cet écueil, le formateur recommande de recentrer les discussions autour de l’expérience que l’organisation souhaite offrir à sa clientèle, à ses employé·es et/ou à ses partenaires. Cette approche permet d’unifier les équipes autour d’objectifs concrets et compréhensibles pour tous.
Par exemple :
- Combien de temps faut-il pour répondre à une demande?
- Quel est le délai pour produire une soumission?
- Quel est le délai pour rembourser un compte de dépenses d’un·e employé·e?
Ces indicateurs deviennent ensuite des KPI utiles pour mesurer les progrès et évaluer l’impact réel des transformations mises en place.
Comprendre son point de départ
Avant d’entamer une transformation numérique, encore faut-il comprendre son environnement actuel.
Carl Robillard recommande donc de réaliser un inventaire clair des systèmes existants :
- applications utilisées;
- fournisseurs;
- types de données;
- responsables des systèmes;
- niveaux de satisfaction des équipes;
- interactions entre les plateformes.
L’objectif n’est pas de produire une documentation complexe, mais plutôt d’obtenir une vue d’ensemble cohérente de la circulation des données et des processus. Cet exercice permet aussi de repérer plusieurs irritants fréquents : données dupliquées, définitions incohérentes entre les équipes ou silos d’information par exemple.
À terme, une meilleure gouvernance des données facilite autant les opérations quotidiennes que l’analyse de performance et la prise de décision.
La technologie seule ne suffit pas
Bien que le choix des outils technologiques soit important, il ne garantit pas à lui seul le succès d’un projet. Selon Carl Robillard, l’élément le plus critique demeure la structure de gouvernance mise en place autour de la transformation.
Il recommande notamment de former un comité de pilotage chargé de protéger la vision du projet et d’assurer le respect du budget. Ce comité joue également un rôle central dans la prise de décisions stratégiques et permet de maintenir le cap lorsque les priorités ou les besoins évoluent en cours de route.
Autour de cette structure, plusieurs rôles doivent être clairement définis afin d’assurer le succès de l’initiative :
- gestionnaire(s) de projet capables de maintenir le contrôle et la coordination;
- responsable(s) des processus pour veiller à leur amélioration et à leur cohérence;
- propriétaire(s) de produits pour assurer la performance et la pertinence des solutions implantées;
- spécialistes(s) en gestion du changement et formation afin de favoriser une transition humaine positive;
- intégrateurs internes ou externes pour concrétiser le déploiement des solutions.
Carl Robillard insiste particulièrement sur un aspect souvent négligé : l’accompagnement des équipes. « La formation est aussi importante que le déploiement », souligne-t-il.
Cybersécurité et Loi 25 : des incontournables
Impossible aujourd’hui de parler de transformation numérique sans aborder la cybersécurité.
Entre les cyberattaques, l’hameçonnage et les fuites de données qui font régulièrement les manchettes, plusieurs organisations ressentent une pression importante.
Pour Carl Robillard, une approche efficace repose sur quatre piliers : l’éducation, la prévention, la détection et la récupération.
Former les équipes à reconnaître les courriels frauduleux, protéger les accès avec l’authentification multifactorielle, tester les sauvegardes et documenter les plans de continuité font désormais partie des bonnes pratiques essentielles.
Le tout s’inscrit également dans les exigences de la Loi 25, qui impose aux organisations de mieux encadrer les renseignements personnels qu’elles détiennent.
Même si ces exigences peuvent sembler lourdes, le formateur insiste sur un point : elles contribuent aussi à rendre les organisations plus rigoureuses, plus efficaces et mieux préparées pour l’avenir.
Une transformation numérique… profondément humaine
Au terme du webinaire, un constat s’impose : réussir une transformation numérique ne dépend pas uniquement des technologies choisies.
Cela repose d’abord sur la capacité d’une organisation à clarifier sa vision, mobiliser ses équipes, structurer ses processus et garder le contrôle sur ses objectifs.
La technologie évoluera toujours rapidement. Mais une organisation capable de collaborer, de communiquer clairement et de s’appuyer sur une gouvernance solide sera beaucoup mieux outillée pour évoluer avec confiance.
